Entre os diversos elementos que compõem o dia a dia de uma empresa, o e-mail está presente. Por se tratar de um conteúdo relevante para várias áreas e por vários motivos, garantir a segurança dele é essencial. 

Toda companhia que lida diariamente com dados sabe o quanto é preciso protegê-los, uma vez que a possibilidade do vazamento deles pode trazer sérios prejuízos para uma empresa. 

Justamente por que todos os funcionários precisam utilizar a ferramenta nas diversas atividades praticadas, toda a companhia se torna mais suscetível a possíveis vírus enviados por mensagens. 

Nesse sentido, muitas das empresas de fundações e geotecnia ou de qualquer outro setor do mercado sabem que precisam investir em meios de tornar o uso consciente e cada vez mais seguro com relação aos spams recebidos pelos colaboradores.

Por isso, entender o que é a segurança de um e-mail e como ela pode ser melhorada é essencial, de modo a proporcionar mais proteção para a companhia.

O que é a segurança de um e-mail?

Toda companhia que presta serviço de portaria ou mesmo que atua em outro segmento, assim como várias outras que vendem produtos, constantemente recebem mensagens de e-mails sobre os mais variados assuntos. 

Além dos e-mails disparados pela própria empresa e das mensagens enviadas por clientes, é possível que a caixa de e-mail dos colaboradores também receba mensagens indesejadas, que podem colocar em risco a segurança da companhia. 

Para evitar problemas, existe a segurança do e-mail, que é um processo responsável por evitar ataques cibernéticos. Para isso, ele realiza diferentes funções, tais como:

• Proteger a caixa de entrada;
• Defender domínios contra a falsificação;
• Evitar fraudes;
• Parar a distribuição de malware;
• Bloquear ataques de phishing;
• Criptografar o conteúdo.

Anteriormente, os serviços de e-mail não possuíam elementos de segurança e privacidade, deixando os serviços desprotegidos. No entanto, essa ainda não é uma realidade, por isso, a segurança do e-mail precisa ser feita pelas empresas de diversos setores do mercado. 

Como melhorar a segurança de um e-mail?

Percebendo a importância de proteger os dados de um e-mail, cada vez mais empresas, como um espaço compartilhado coworking ou um escritório de contabilidade, podem apostar em medidas que ajudam nessa necessidade. Algumas dessas medidas são: 

Utilizar antispam

Normalmente, as caixas de e-mail possuem filtros que distribuem mensagens importantes e spams. Mas, de qualquer forma, é altamente indicado utilizar um antispam. Há versões pagas, que prometem maior segurança, mas também é possível utilizar as gratuitas.

Esse é um programa que faz a leitura de e-mails suspeitos que são detectados na rede. Depois dessa identificação, a mensagem é adicionada no banco de dados do sistema, classificado como malicioso.  

Atenção aos documentos em anexo

Os anexos também são maneiras utilizadas para entrar em computadores e causar problemas. Eles podem ser enviados por meio de mensagens com arquivos que chamam a atenção dos usuários, como extratos bancários, documentos e cobranças.

Não à toa, muitas empresas passaram a utilizar recibo holerite online em vez de enviar o arquivo para os seus funcionários, como um modo de evitar esse tipo de problema. Afinal, se o usuário clica e baixa o anexo infectado, o vírus se instala na sua máquina rapidamente.

Nesses casos, o indicado é sempre abrir os anexos de fontes confiáveis e, caso seja necessário, solicitar a varredura da mensagem e do arquivo pelo antispam. 

Instruir os colaboradores

É verdade que, além da tecnologia, todas as empresas devem se preocupar com o fator humano. Isso porque nem sempre a solução para evitar problemas com a segurança de e-mail está nas mãos do antispam. 

Sendo assim, é fundamental que a empresa invista na conscientização dos seus colaboradores, promovendo palestras ou simplesmente dando instruções que vão permitir uma gestão mais aprimorada das mensagens recebidas. 

Dessa forma, é possível adotar normas sobre o uso de computadores e sobre a abertura de mensagens de e-mail de forma que essa se torne mais uma frente capaz de evitar ataques cibernéticos por descuido ou por falta de atenção. 

Considerações finais

Uma vez que a internet é um elemento cada vez mais indispensável na rotina das empresas, saber fazer o uso consciente dos recursos que ela promove é essencial. Diante disso, nada mais importante do que tratar a questão da segurança do e-mail. 

Ao investir em frentes como o uso de antispam, ter cuidado redobrado com anexos e instruir os funcionários a terem atenção extra com as mensagens, é possível evitar problemas e prejuízos, dando assim prioridade para a proteção dos dados da companhia.

Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.