O relatório é um documento que reúne informações qualitativas e quantitativas de determinada área ou de uma reunião. Ele pode tratar de ações pontuais ou abrangentes, dependendo do retorno que precisa demonstrar.

Ele se destina à liderança imediata ou aos líderes de alto escalão da empresa, por conta disso, precisa ser desenvolvido de maneira altamente hierárquica. A intenção é que consiga ampliar a visão de quem está lendo.

Sua elaboração deve se basear em um observador específico, como alguém que se pretende convencer ou para quem o profissional precisa justificar os investimentos ou estratégias.

A questão é que muitos profissionais sentem dúvidas na hora de elaborar o relatório, principalmente quando ele é feito pela primeira vez. A boa notícia é que não existe segredo e a realização do documento pode ser muito simples, seguindo algumas práticas.

Além de facilitar a confecção do relatório, essas estratégias também conseguem torná-lo muito mais objetivo e capaz de comunicar as informações de maneira precisa e ordenada.

Pensando na importância desse documento, este texto vai explicar quais são os elementos essenciais para um relatório eficiente, como organizar o conteúdo e o que fazer para formatar e apresentar o relatório.

Elementos essenciais para um relatório eficiente

A função do relatório é auxiliar gestores e líderes, por meio de informações claras e acessíveis. Para que possa cumprir sua função, ele deve ser elaborado por meio das seguintes práticas:

• Otimizar a apresentação;
• Ser objetivo;
• Trazer informações corretas;
• Ser acessível;
• Usar tecnologia.

Um bom relatório vai direto ao ponto, trazendo informações necessárias e com dados relevantes. Para facilitar sua leitura, o ideal é usar um layout enxuto, simples e intuitivo.

Se for necessário, o funcionário de uma casa de recuperação de drogados pode incluir dados e números por meio de gráficos e tabelas.

Outro ponto fundamental é ser objetivo para poupar os esforços de quem precisa ler o documento, e uma das melhores formas de fazer isso é por meio das informações certas.

O responsável pela elaboração que o relatório deve incluir apenas as informações úteis e que ajudam a chegar a uma conclusão. O documento costuma passar pelas mãos de várias pessoas para chegar a uma conclusão.

Por conta disso, deve ser acessível para que todos consigam ler, entender e interpretar as informações e para que elas possam ser colocadas em prática.

Para facilitar ainda mais a elaboração do documento, é interessante contar com softwares específicos, uma vez que ele centraliza em diversos processos. Com eles, é possível visualizar dados de atendimento, estatísticas, entre outros.

Como estruturar e organizar o conteúdo?

Uma clínica de reabilitação para alcoólatras precisa do relatório para expor resultados das atividades realizadas. Mas para elaborar um documento condizente com as necessidades da organização, é fundamental saber estruturá-lo e organizá-lo.

Não existe tamanho exato de linhas, entretanto, o objetivo é sintetizar a atividade realizada. Com base nisso, deve-se evitar descrições, dados e informações irrelevantes.

A linguagem deve ser objetiva para apresentar apenas os aspectos necessários de maneira direta e clara. Também é fundamental apresentar formalidade, devendo se usar a variedade do padrão da língua, com atenção à pontuação, acentuação e grafia.

A estrutura do relatório precisa de um título para dar uma noção sobre o documento, além de uma introdução que explica o problema que motivou sua elaboração.

As referências vão indicar as fontes usadas para produzir o texto, enquanto o desenvolvimento apresenta as atividades, comentários, relatos, números, dados e observações importantes.

A conclusão tem como objetivo fechar a análise, fazendo um resumo geral do que foi abordado, os resultados obtidos e as conclusões finais.

O responsável pela elaboração do documento pode incluir algumas sugestões, mas isso só deve ser feito se houver necessidade.

Como formatar e apresentar o relatório?

O primeiro passo para formatar e apresentar o relatório de maneira visualmente atraente é determinar qual será o tipo de apresentação.

Uma clínica de reabilitação perto de mim pode optar por apresentações com mensagens importantes ou então fazer um relatório recorrente para reuniões de equipe, incluindo detalhes sobre tendências, resultados e atividades.

Esse documento pode ser transformado em uma mensagem ou história que será apresentada para o público, e é a partir disso que o slide será elaborado.

A primeira coisa que deve ser mostrada é a ideia mais importante, seguida por outros fatos de apoio. Depois de definir a estrutura de apresentação no PowerPoint, é possível criar os slides.

O objetivo dessa apresentação é mostrar as coisas de maneira resumida, sempre apoiando o título de ação. Se for necessário apresentar dados, o ideal é usar gráficos, entre outros elementos visuais que transmitem as mensagens claramente.

O layout precisa ser limpo e claro, contendo espaços em branco para garantir a legibilidade e para que o público entenda o ponto principal de cada página.

Na hora de apresentar a mensagem principal, como administrar medicamentos em uma clínica de reabilitação para idosos , é necessário reduzir a quantidade de conteúdo em comparação com as outras apresentações do documento.

É recomendável evitar uma lista muito longa de tópicos, pois ela pode ficar confusa e difícil de digerir por parte do público. O ideal é usar, no máximo, sete tópicos e sem colocar informações demais para que o texto possa apoiar o título.

A clareza pode ser melhorada por meio de tópicos que utilizam estrutura paralela, ou seja, se o tópico for uma frase, todos devem ser trabalhados da mesma forma.

Os dados apresentados no gráfico precisam ser relevantes para o título do slide, por isso é fundamental identificar qual aspecto dos dados o gráfico vai destacar, determinar o que está sendo comparado e selecionar o gráfico de acordo com a comparação.

Por fim, depois de criar um gráfico básico, ele precisa ser formatado para transmitir a mensagem de maneira clara.

Para fazer isso, uma casa de recuperação para viciados pode incluir um título do gráfico para resumir os dados, rotular o eixo X e o eixo Y por meio de unidades de medida e usar as cores moderadamente para destacar a conclusão.

Também é importante incluir linhas de tendências para indicar padrões ou tendências nos dados, além de exibir legendas que vão ajudar os espectadores a compreenderem os significados das cores, símbolos e padrões utilizados.

Como revisar e editar o relatório?

Para revisar e editar o relatório, é fundamental definir objetivos claros para saber o que deve ser demonstrado no documento. Com isso em mente, o profissional deve se certificar se os dados quantitativos e qualitativos necessários estão presentes.

Para que todas as informações apontadas estejam coerentes, um veterinário 24h perto de mim precisa usar medidas de mensuração. No caso das informações qualitativas, são conhecidas como indicadores, e as quantitativas são as métricas.

A comunicação corporativa costuma ser dividida em tópicos macro, existem diversas métricas e indicadores que ajudam a mensurá-los.

Um deles é a reputação da marca, medida por meio do Índice de Promoção de Marca (IPM). Também é importante verificar se o documento apresenta informações sobre o Share of Voice, que corresponde às menções à marca dentro de seu ambiente competitivo.

Um bom relatório de comunicação deve incluir a taxa de retenção de funcionários para saber como está a rotatividade dentro da empresa. Também é interessante apresentar as taxas de abertura e cliques dos e-mails enviados para os colaboradores.

Um centro residencial para idosos lúcidos pode considerar o índice de participação dos funcionários em eventos da empresa, assim como o envolvimento dos públicos com a marca nos ambientes digitais.

Todas essas informações precisam ser incluídas no relatório, dependendo do objetivo da companhia, mas existem outros aspectos que também precisam ser revisados e editados no documento.

Depois de definir os parâmetros analíticos, é interessante fazer uma análise descritiva para minerar dados e detectar onde e quando a empresa foi mencionada, dentro do período que está sendo analisado pelo relatório.

O documento também precisa ser objetivo e fácil de entender, assim sendo, é fundamental se atentar à hierarquização das informações.

Para um consultório de psiquiatra especialista em sexologia , a melhor forma de fazer isso é partir dos dados mais relevantes para aqueles que trazem respostas adicionais ao que está sendo relatado.

Por fim, o relatório não precisa ser apenas textos e dados estatísticos, visto que para facilitar seu atendimento, é interessante utilizar recursos visuais e narrativos.

Considerações finais

Ao fim de uma reunião ou para analisar uma nova estratégia aplicada pela empresa, um dos melhores documentos para relatar os acontecimentos é o relatório.

Sua função é documentar diferentes aspectos para que todos os envolvidos, principalmente os líderes de alto escalão, possam compreender o que está sendo feito e os resultados obtidos.

Por meio das ações certas, é possível elaborar um relatório claro e que vai orientar as tomadas de decisão dentro da empresa.

Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento , onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.