As reuniões são indispensáveis para o bom funcionamento de qualquer organização. No entanto, muitas vezes elas não são produtivas e acabam atrapalhando o dia a dia da empresa.

Neste artigo, abordaremos algumas dicas para tornar as reuniões produtivas e evitar que elas sejam um desperdício de tempo. Quer saber mais? Então siga com a leitura! 

Propósito

O propósito é tão importante quanto um manequim para uma loja. Afinal, um manequim permite às pessoas verem as roupas e decidir se querem comprá-las. De maneira semelhante, o propósito traz clareza para as reuniões e facilita a definição de objetivos para os participantes poderem focar seus esforços para alcançar essas metas.

Uma reunião com propósito é mais envolvente e, quando todos têm uma compreensão clara do objetivo, eles têm mais motivos para contribuir proativamente e se sentem comprometidos com o resultado. Por isso, estabelecer o propósito de uma reunião é uma das etapas mais importantes para obter um resultado bem-sucedido.

Preparação

Uma reunião produtiva é um exemplo de que a preparação se torna ainda mais importante porque quanto mais preparada estiver a equipe, maior a chance de cumprir com os objetivos esperados.

No entanto, antes da preparação, é essencial definir os objetivos que serão atingidos durante a reunião. Isso torna o processo de reuniões produtivas muito mais eficiente, pois toda a equipe tem um conhecimento claro do que será abordado e do que se espera dela. 

Além disso, a preparação para as reuniões também envolve a definição de ordem do dia, documentação, agenda, etc. Assim, a preparação resulta em reuniões produtivas porque toda a equipe sabe exatamente o que deverá ser feito e quais ações terão que ser feitas.

Participação

Para ter uma reunião produtiva, a participação de todos os envolvidos é importantíssima. É necessário que todos estejam informados e engajados em busca dos objetivos da reunião. Colaborar entre si é a forma mais eficaz de envolver todos e fazer com que os objetivos sejam alcançados.

Por isso, assim como a recarga de extintores é importante para o equipamento estar em condições de uso em caso de incêndio, a participação é essencial para ter uma reunião produtiva.

Processo

O processo de reunião certo começa antes da reunião em si. O primeiro passo é não apenas definir o objetivo da reunião, mas também definir quais assuntos precisam ser abordados, e quais atividades precisam ser concluídas antes da reunião.

Todos os participantes devem conhecer e compreender o objetivo da reunião e o motivo de sua participação, assegurando que os resultados desejados sejam alcançados. A facilidade de aplicar um processo certo determinará se a reunião terá sucesso ou não.

Em seguida, estabeleça um formato para a reunião. Isso inclui definir o local, a hora e o tamanho da reunião, bem como qualquer material que as partes podem precisar, como lápis e papel.

Durante a reunião, mantenha o foco no objetivo e não permita que a reunião se desvie a assuntos irrelevantes ou interesses pessoais. Use ferramentas para manter o foco, como tópicos de discussão e lembretes de tempo.

Sempre que possível, atribua responsabilidades específicas aos participantes, como realizar a pintura automotiva usando uma pistola de pintura de baixa pressão ou trocar o óleo do carro, oferecendo sempre feedback individual.

Uma vez que a reunião chegou ao fim, é importante que as partes discutam os resultados e estabeleçam um plano de ação para garantir que as decisões tomadas sejam implementadas. Compartilhe as notas da reunião com todos os participantes e envie um lembrete para todos para concluir as tarefas designadas.

Com um processo bem definido, as reuniões podem ser muito produtivas. Os participantes devem se comprometer com o processo e garantir que todos os objetivos sejam atendidos.

Progresso

O progresso é um estado de mente de vital importância para reuniões produtivas. Sem progresso, os participantes da reunião são incapazes de alcançar e vencer desafios e se tornam improdutivos. 

A chave para o progresso é a motivação. Quando os participantes da reunião estão motivados e engajados, eles sentem a urgência de alcançar seus objetivos. Isso permite que as partes sejam mais abertas às ideias e opiniões dos outros e encoraja a colaboração. 

Quando as partes colaboram para o bem-estar comum, há mais chance de progresso. Além disso, o progresso requer que todos os membros da reunião se comprometam de coração. Sem comprometimento, o progresso se torna impossível.

Por último, mas não menos importante, a liderança é necessária para o progresso. As reuniões bem sucedidas geralmente têm um líder bem preparado e experiente que leva os membros através de cada etapa do progresso.

O líder precisa dominar o assunto, independente do ramo que ele atue, seja as atividades de uma fábrica como galvanização eletrolítica ou a produção de conteúdo para Instagram. Dessa forma, ele passa mais confiança e pode auxiliar os membros da equipe com eventuais problemas.

Estas são algumas das razões pelas quais o progresso é vital para ter uma reunião bem-sucedida. Se as partes não tiverem motivação, comprometimento e liderança, elas nunca se beneficiarão do progresso e as reuniões não serão produtivas.