O plano de contingência é uma estratégia importante para qualquer empresa que queira se manter preparada para qualquer mudança ou acontecimento no mercado em que atua.

Mas, antes de apostar todas as fichas nessa prática, é importante lembrar que não existe uma organização que esteja 100% protegida de problemas. Mesmo que exista um bom planejamento de gestão, muitas coisas podem acontecer e surpreender o gestor.

São situações que podem, inclusive, trazer prejuízos graves para a corporação. Porém, a boa notícia é que o plano de contingência protege o negócio e ainda ajuda a lidar com qualquer acontecimento que possa ameaçá-lo de alguma forma.

Todo e qualquer empreendimento, independentemente da área de atuação, está sujeito a situações que fogem do controle do gestor, por melhor e mais profissional que ele seja.

Um bom exemplo são os incêndios, que podem provocar perdas de documentos, maquinários, computadores, dentre outros itens importantes para o funcionamento da empresa.

O plano de contingência ajuda a lidar melhor com os impactos, por isso, neste artigo, será possível entender seu conceito, para que serve e quais são os tipos mais comuns.

Finalidade de um plano de contingência

Plano de contingência é uma estratégia usada quando a exposição a algum tipo de risco é inevitável para o negócio. Por meio dele, a empresa desenvolve respostas mais assertivas e apropriadas para as mais diversas situações.

Ele evita que esses acontecimentos atrapalhem as metas e objetivos da corporação e pode ser visto como um plano B para várias necessidades.

As empresas precisam de uma gestão de risco, visto que se eventos inesperados forem mal administrados, podem se transformar em uma ameaça que traz grandes prejuízos financeiros.

No entanto, uma loja de móvel planejado cozinha pode proteger sua margem de lucro por meio da gestão de riscos, trazendo mais eficiência para seus processos internos. Com isso, conclui-se que esse trabalho diminui ou até evita danos maiores e de alto custo.

O plano de contingência atua justamente nessa frente, lidando com situações em que não se pode evitar os riscos. Em outras palavras, é usado para situações que, por mais que se reduzam as chances de algo acontecer, a possibilidade ainda existe.

A empresa precisa ir além de atuar de maneira preventiva, ela precisa ter uma carta na manga para reduzir os impactos de eventos aos quais inevitavelmente estão sujeitas.

Deve-se pensar nesse plano como um conjunto de processos que serão colocados em prática em situações necessárias, para garantir que os prejuízos e impactos negativos sejam minimizados.

Contudo, uma empresa de lavatórios para banheiro em granito deve ter em mente que os processos são a base dessa operação, e por meio deles vai resolver qualquer problema que possa ameaçar a continuidade de suas atividades.

Mais do que isso, são elaborados para garantir o máximo de normalidade na rotina de trabalho, mesmo diante de um cenário caótico.

O plano pode ajudar a lidar com situações diferentes e inerentes aos ricos de cada negócio e suas atividades, dentre os quais pode-se destacar:

• Incêndios;
• Assaltos;
• Perdas de arquivos;
• Inundações.

Outras situações comuns são os acidentes de trabalho, como falta de água ou energia, greves e paralisações e assim por diante. Mas, com o plano de contingência, a empresa saberá o que deve fazer antes ou depois desses acontecimentos.

Tipos de planos de contingência

Existem três tipos de planos de contingência, sendo o preventivo, preditivo e reativo. Cada um deles apresenta um conjunto de estratégias que ajudam a controlar uma ocorrência, além de minimizar suas consequências negativas.

Oferece uma série de procedimentos alternativos ao funcionamento padrão da companhia, caso se veja diante de situação incomum que possa prejudicar suas atividades.

É uma classe de planos que procura garantir a operação normal, independentemente do tipo de eventualidade, não importando se os danos foram materiais ou pessoais.

Para elaborá-lo, uma empresa de modernização de elevadores precisa trabalhar quatro etapas básicas, que são avaliação, planificação, provas de viabilidade e execução.

É recomendável elaborar o documento, antes que seja necessário usá-lo, ou seja, antes de qualquer situação de risco à qual a empresa se expõe. Ao mesmo tempo, precisa ser dinâmico e aceitar alternativas em meio a novas incidências.

Assim sendo, é necessário atualizá-lo e revisá-lo periodicamente. Outro ponto é a necessidade de estabelecer certos objetivos estratégicos e um plano de ação que ajude a cumprir essas metas.

No ano de 2020, muitas empresas sentiram falta de um plano de contingência para lidar internamente com a pandemia de Covid-19. Às pressas, muitas organizações precisaram adotar o home office, sem saber lidar com eles.

O Governo brasileiro adotou uma medida de contingência com o objetivo de amenizar os impactos da doença. O plano se deu em três níveis, sendo alerta, perigo iminente e emergência em relação à saúde pública.

Um fabricante de porta de vidro para banheiro, por sua vez, precisou tomar medidas internas para seguir o plano do Governo e ao mesmo tempo manter suas atividades.

Cada um dos níveis do plano de contingência brasileiro se baseou nos riscos trazidos pelo vírus e os impactos negativos para a manutenção da saúde pública.

Usando esse período como exemplo, fica claro que esse planejamento possui caráter preventivo e pode ser elaborado por empresas e governos, em nível municipal, estadual ou nacional.

O objetivo é apoiar e mostrar claramente as ações que devem ser realizadas e as responsabilidades mais importantes para enfrentar o problema. Por essa razão, o documento deve orientar, organizar e fornecer as respostas necessárias.

É assim que a companhia vai intervir, controlar e combater as consequências e impactos negativos de situações de emergência.

Por meio dele, uma empresa de conserto de fechadura automotiva vai amenizar ou conter o problema, evitando que se torne algo maior e mais prejudicial para seu funcionamento e até mesmo para a continuidade de suas atividades.

A companhia também pode elaborar um plano de contingência para o setor de TI, ou melhor, este departamento se encarrega de desenvolver ou adotar um sistema que ajude a recuperar dados rapidamente, em caso de roubo ou vazamento.

Esse tipo de plano é conhecido como DRP, sigla para Disaster Recovery Plan, ou Plano de Recuperação de Desastres, em português.

O programa oferece um plano de apoio que deve ser realizado antes de qualquer ameaça, ao passo que o plano de emergência é aplicado durante seu acontecimento e o plano de recuperação usado após a incidência ter sido controlada.

Montando o plano de contingência

Para montar seu plano de contingência, um fabricante de persiana vertical deve montar seu comitê de gestão de crise. Deve ser formado por uma equipe multidisciplinar para desenvolver e aplicar maneiras de resolver problemas.

A segunda etapa é analisar os riscos por meio de uma brainstorming e, com isso, incluir o impacto nas atividades, caso algo aconteça, como um desastre natural ou falhas humanas.

Depois, chega o momento de determinar as estratégias de recuperação, tendo em mãos os indicadores de desempenho. Essa etapa é muito importante porque a qualidade dos recursos vai determinar em quanto tempo a companhia se recupera.

Entretanto, procure elaborar estratégias fáceis de colocar em prática, aproveitando ao máximo as ferramentas disponíveis.

Após determinar quais são os riscos e as estratégias, uma empresa de instalação de telhado deve descrevê-los em um documento. É fundamental que ele reúna todas as informações necessárias de maneira clara e concisa, em formato de passo a passo.

A melhor forma de fazer isso é por meio de índices que mostram os pontos principais e detalhar a localização da definição de problemas, como são solucionados e o que precisa ser feito em longo prazo.

Por fim, deve-se fazer testes e revisões, portanto, deixar para aplicar o plano de contingência apenas quando os problemas aparecem pode prejudicar o planejamento e agravar ainda mais a ocorrência.

Assim como existem treinamentos e simulações para brigadas de incêndio, por exemplo, é necessário usar esses recursos para testar as estratégias elaboradas.

A mentalidade de uma empresa de aluguel de climatizador para festa pode mudar ao longo dos anos, assim como podem ocorrer mudanças nos sistemas usados, em suas máquinas e até em sua estrutura.

Tendo isso em vista, é sempre importante revisar o plano de contingência e modificar todos os planos que achar necessário.

Considerações finais

Toda empresa está sujeita a situações de risco que podem prejudicar seu funcionamento e até mesmo impedir a realização de suas atividades. Por isso, o negócio deve estar preparado para lidar com todas elas.

O plano de contingência ajuda nessa frente e traz soluções previamente elaboradas para que a corporação possa superar um acontecimento negativo e seguir com suas atividades normalmente.

Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.