A automatização de processos digitais reúne softwares e tecnologias inovadoras para agilizar as tarefas operacionais manuais das mais diferentes empresas, em segmentos diversificados de produção e rotina contínua.
A automação elimina o esforço manual necessário para gerenciar documentos em papel. Em vez disso, simplifica essas tarefas para garantir maior eficiência e melhores resultados, trazendo mais segurança no armazenamento de dados, por exemplo.
Tendo isso em vista, as organizações estão optando pela automatização de processos para aumentar os níveis de produtividade, aprimorar a experiência do cliente e alocar adequadamente os recursos mais valiosos.
Por que a automatização de processos é importante?
A automação de processos é extremamente importante para escritórios modernos, pois reduz significativamente o tempo e a energia gastos, além de oferecer a oportunidade de se concentrar em objetivos mais essenciais e de valor agregado.
Ele faz isso padronizando processos comuns de negócios, estabelecendo parâmetros de segurança maiores e apoiando a máxima eficiência operacional.
Além de concluir tarefas manuais muito mais rápido e com menos erros, a automação é confiável para fornecer resultados consistentes e de alta qualidade, fornecendo, assim, informações úteis que poderiam ter sido negligenciadas.
Assim, a automação de processos é a porta de entrada para um local de trabalho mais eficiente e completo e que prioriza a experiência de funcionários e clientes.
12 benefícios da automatização de processos
Os benefícios da automatização de processos são amplos, desde a colaboração entre colegas mesmo que em espaços distintos, até a conformidade simplificada para os cronogramas de retenção contínuos.
A melhor parte? Quase todos os processos operacionais podem ser automatizados, o que significa que sua organização tem muito espaço para melhorar e ir além de suas rotinas manuais.
- Maior produtividade
Sempre que processos manuais complexos ou complicados são atribuídos a soluções digitais, várias tarefas podem ser gerenciadas simultaneamente e com mais precisão.
Como exemplo, pode-se citar quando há uma solicitação e processo de recuperação de registros, o que pode levar semanas manualmente.
No caso da busca realizada por meio de formulários digitais, com solicitação de registros automatizados e processo de recuperação, as tarefas passam a ser mais rápidas e podem ocorrer em conjunto.
Desse modo, automatizar as tarefas mais desafiadoras e demoradas significa que o trabalho é concluído rapidamente e com menos erros.
- Fortalecimento da segurança
Quando uma empresa ainda está usando papel para manter os registros, pode não perceber o risco de segurança que isso representa para o escritório.
Documentos em papel são muito mais vulneráveis, podendo ser roubados ou corrompidos, além de serem arruinados em uma enchente, incêndio por falta de AVCB bombeiro ou outro imprevisto.
Dito isso, a automatização de processos permite medidas de segurança adicionais que protegem as informações mais confidenciais, como chaves codificadas para logins e senhas autorizadas previamente.
A tecnologia moderna ajuda a armazenar conteúdo digitalmente e proteger dados usando várias camadas de segurança, como logins específicos e acesso de usuário verificado.
- Conformidade simplificada
A conformidade é um componente importante para qualquer organização bem-sucedida, pois garante que esteja seguindo com os regulamentos exigidos pelo corpo diretivo de uma empresa.
Caso a empresa não cumpra esses regulamentos, como cronogramas de retenção de documentos específicos, as repercussões podem ser caras e inconvenientes.
Ao empregar a digitalização de documentos e automatizar processos, cria-se automaticamente um registro dos detalhes associados ao processo e modificações são identificadas e nomeadas.
Ter essas informações armazenadas automaticamente é extremamente útil durante a auditoria de registros em potencial.
- Maior eficiência operacional
Como a automação de processos digitais é, em grande parte, prática, não há necessidade de verificar continuamente se uma tarefa está progredindo para a próxima. Ou seja, o sistema lida com tudo isso automaticamente.
Apesar disso, é fundamental realizar verificações para garantir o pleno funcionamento de algoritmos e da inteligência artificial empregada, em sistemas mais complexos.
Mais ainda, de acordo com o sistema implementado, ele também tem a capacidade de identificar e corrigir erros ou gargalos nas operações de forma autônoma, o que contribui para maior eficiência e muito menos esforço dos funcionários.
Quando a empresa está funcionando com mais eficiência, muito por causa desses processos automatizados e confiáveis, isso se traduz em melhor desempenho para toda a equipe, que pode direcionar a atenção para outras atividades.
- Melhor colaboração
Atualmente, os escritórios mais produtivos são aqueles que fizeram uma mudança intencional em direção à automação, simplificando tarefas diárias e promovendo uma melhor colaboração entre os departamentos.
Outro benefício percebido na automatização de processos de negócios é que pode-se enviar lembretes e atualizar a equipe sobre tarefas relevantes, o que torna a colaboração entre os funcionários muito mais fácil e organizada.
Além disso, as automações aliviam frustrações comuns e liberam tempo para interações interpessoais e geração de ideias.
- Fornecimento de serviços aprimorado
Os funcionários são um ativo inestimável para qualquer empresa e, quando se automatiza os processos por meio da transformação digital, indica que há uma preocupação com a experiência geral deles, trazendo-os para ações mais criativas e estratégicas – promovendo o desenvolvimento.
Como a automação digital elimina tarefas manuais tediosas da agenda, é possível voltar a atenção para atividades que proporcionem uma experiência superior para todos os envolvidos.
Com a ajuda do software de automação, a organização pode atingir consistentemente as metas de serviço para produção de ecobag personalizada e garantir acesso rápido desses produtos que são oferecidos para o mercado consumidor, por exemplo.
Consequentemente, os profissionais se tornam responsáveis por aspectos gerenciais, de conferência e relacionamento, visto a agilidade das máquinas no setor produtivo.
- Economias de custos significativas
Todas as empresas, em um momento ou uma situação oportuna, provavelmente aproveitaram a chance de reduzir os custos indiretos e, de uma maneira satisfatória, há vários ganhos financeiros para aproveitar quando você mudar para a automação de processos.
Isso porque quando os processos de negócios são controlados manualmente, há uma chance muito maior de desperdício de recursos.
Mas com a eficiência da automação de processos digitais, as operações de custo são visivelmente reduzidas, o que também impacta positivamente as margens de lucro.
Em outras palavras, a automação utiliza seus recursos principais de maneira mais otimizada e econômica, tendo um melhor aproveitamento – e reaproveitamento – de materiais.
Assim, o investimento feito para a atualização de processos, da implementação da automação em linhas fabris ou mesmo com softwares para empreendimentos corporativos, tende a se pagar rapidamente.
- Redução de erros
Independentemente de quão habilidosos ou experientes sejam os funcionários, erros podem acontecer de tempos em tempos.
Errar é humano, porém, podem ocasionar perdas e riscos para o negócio ao considerar um cenário mais amplo.
Assim, apesar de erros, atrasos e ineficiências serem comuns na manutenção manual de registros, não se deve subestimar o impacto desses infortúnios e a tecnologia surge como um importante suporte para reduzir esses impactos.
Por isso é necessário eliminar ao máximo o risco de erros, o que é melhor alcançado por meio de ferramentas de automação de processos diversos, podendo ser aplicados em uma empresa de dedetização RJ Jacarepaguá (para medidas mais seguras de veneno, por exemplo) ou em uma biblioteca em uma escola particular (para coordenar os empréstimos e datas de entrega).
Com isso, incorporar a automação dentro do fluxo de trabalho pode diminuir drasticamente a probabilidade de erros e evitar redundâncias.
- Insights confiáveis
Quando os gestores podem monitorar ativamente a conclusão de um processo de negócios, e entender as etapas necessárias, fica mais fácil fazer ajustes e garantir melhores resultados.
Ao alavancar a automação, o líder de uma empresa de limpeza, por exemplo, pode se aprofundar nesses processos para obter insights confiáveis e analisar dados em um nível mais profundo, verificando o uso de produtos, frequência, qualidade dos processos, dentre outros aspectos.
A forma como esses insights evoluem depende inteiramente de como a empresa se comporta, mas eles apresentam uma oportunidade de dinamizar as políticas ou procedimentos atuais para melhorar o ambiente corporativo como um todo, independentemente do segmento em que a tecnologia é aplicada.
- Processos padronizados
Os processos manuais tendem a ser confusos, pois pode haver muitos funcionários e partes interessadas envolvidos e atuando em um mesmo projeto, e nem sempre essa participação é organizada.
Cada pessoa tem hábitos próprios e maneiras de lidar com a rotina de trabalho, seja na construção de muro pré moldado ou na linha de produção de uma fábrica.
Isso acaba deixando espaço para discrepâncias nos registros ou na atividade produtiva, com as quais poucas empresas podem se dar ao luxo de lidar.
A boa notícia é que um benefício da automação de processos é que ela fornece um atalho para a padronização, o que significa mais harmonia no local de trabalho e garante que nenhuma etapa crítica seja perdida, também permitindo a atuação conjunta de forma mais ordenada – com registros claros.
- Ganho de transparência
O software de automação tem um benefício bastante interessante, que é oferecer visibilidade dos processos por meio de painéis personalizáveis, que se adequam às necessidades específicas de uma empresa de paisagismo ou de um escritório de contabilidade.
Por exemplo, é possível acompanhar uma variedade de KPIs (Key Performance Indicator), os indicadores-chave de desempenho, para processos atuais ou contínuos, promovendo uma melhor noção do desempenho da organização e revelando quais áreas precisam ser aprimoradas.
Quando a equipe tiver acesso a esse nível de transparência, sem dúvida terá um efeito positivo.
Os funcionários podem se manter informados sobre as atribuições, individuais ou coletivas, e ter mais responsabilidade pelo próprio progresso pessoal, visualizando os projetos de forma clara.
- Moral elevado
A moral da equipe às vezes é uma vantagem negligenciada da automação de processos de negócios, embora a influência possa ser muito grande.
A automação alivia muita monotonia do dia de trabalho, como processos de validação de dados e planilhas ou mesmo o controle de estoque de uma empresa de conservação e limpeza.
Com isso, a tecnologia também promove um ambiente de trabalho no qual os funcionários se sentem mais eficazes nas respectivas funções e engajados com as equipes e tarefas.
Da mesma forma, as aprovações acontecem mais rápido com a automação, para que os funcionários não fiquem esperando ou lembrando os gestores sobre pontas soltas.
Quando as equipes têm mais tempo para dedicar aos aspectos mais gratificantes em relação ao trabalho, o moral e a retenção aumentam exponencialmente.
Conclusão
Há muitos benefícios que vêem com a implementação da automatização de processos em qualquer tipo de negócio empresarial, desde liberar a força de trabalho humana até a simplificação de atividades de rotina.
Em conjunto, eles tornam a automatização de processos um grande passo para se destacar no mercado consumidor, garantindo melhor atendimento aos clientes e uma vitória perante os concorrentes. Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Business Connection, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.